1. Behandlingsansvar

Aktiv Eiendomsmegling er et franchisekonsept for virksomhet innen eiendomsmegling og tilbyr tjenester innen salg og kjøp av bolig og fritidseiendom, verdivurdering, utleievirksomhet, prosjektmegling og næringsmegling. Aktiv Eiendomsmegling AS er franchisegiver og har det overordnete administrative ansvaret for felles fremforhandlede avtaler innen ansvarsforsikring/sikkerhetsstillelse, IT, herunder blant annet meglerprogramvare, markedsweb, annonsering på landsdekkende eiendomsportaler, samt leverandør av trykte prospekter. Hvert enkelt meglingsoppdrag blir inngått med den enkelte franchisetaker (ditt lokale Aktiv-eiendomsmeglingskontor).

Det enkelte Aktiv-eiendomsmeglingskontor er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger knyttet til gjennomføring av megleroppdraget og markedsføring av meglerkontoret.

Aktiv Eiendomsmegling AS er behandlingsansvarlig for markedsføring av Aktiv-merkevaren, kunder uten kontortilhørighet, og behandling av personopplysninger i forbindelse med forretningsutvikling og analyse.

2. Henvendelser

Dersom du ønsker å begjære innsyn, retting, sletting eller oppfyllelse av noen av dine andre rettigheter kan du sende en henvendelse til behandlingsansvarlig, som enten er daglig leder hos ditt lokale Aktiv-eiendomsmeglingskontor eller Aktiv Eiendomsmegling ved personvern@aktiv.no.

Når du ber om innsyn kan du bli bedt om å fremlegge kopi av gyldig legitimasjon (norsk førerkort, pass eller bankkort med bilde). Dersom du ber om innsyn på vegne av tredjeperson må du legge ved fullmakt og bekreftet kopi av legitimasjonen til fullmaktsgiver. Vi gjør oppmerksom på at dersom du sender inn legitimasjon per e-post skal denne krypteres eller beskyttes med passord ettersom åpne e-poster utgjør en sikkerhetsrisiko. Les mer om dette her: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/informasjonssikkerhet/kryptering/ .

Vi vil besvare en henvendelse om innsyn uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager fra vi mottok henvendelsen.

3. Formål med behandlingen og rettslig grunnlag

All behandling av personopplysninger i Aktiv Eiendomsmegling skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Aktiv Eiendomsmegling behandler personopplysninger knyttet til kunder og interessenter i forbindelse med salg og kjøp av bolig og fritidseiendom, verdivurdering, utleievirksomhet, prosjektmegling og næringsmegling.

Vårt formål med behandling av personopplysninger kan deles inn i følgende hovedkategorier:

Behandling av personopplysninger om kunder, potensielle kjøpere og kjøpere for å oppfylle avtaler om kjøp/salg/leie av boliger

For å oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss for gjennomføring av oppdrag og tjenesteavtaler med deg som kunde eller kjøper, er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger som blant annet navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, økonomiske opplysninger, samt opplysninger knyttet til den aktuelle boligen. Det rettslige grunnlaget for dette er at det er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

Behandling av personopplysninger om kunder, potensielle kjøpere og kjøpere for å markedsføre boliger og våre tjenester

Dersom du har et etablert kundeforhold til Aktiv Eiendomsmegling, vil vi kunne tilby deg tjenester/produkter innen de kategoriene som du allerede har et avtaleforhold med oss om. Dette kan eksempelvis være e-poster eller SMS med tips og råd relatert til bolig, nyhetsbrev, tips om boliger som er til salgs mm. Vi vil i den forbindelse behandle opplysninger om navn, kontaktinformasjon, fødselsdato og hvilke tjenester eller produkter du har inngått avtale om.

Det rettslige grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å markedsføre våre produkter og/eller tjenester. Dersom du ønsker å reservere deg mot dette, kan du kontakte oss og kreve at vi ikke skal benytte dine personopplysninger i markedsføringsøyemed.

Om vi ønsker å markedsføre produkter og/eller tjenester innenfor en annen produktkategori enn den vi har inngått avtale om, trenger vi samtykke fra deg. Vi vil da behandle de personopplysninger som du gir oss samtykke til.

For informasjon knyttet til bruk av informasjonskapsler, les mer her: Slik bruker vi cookies

Forebygging og avdekking av straffbare handlinger, herunder bl.a. hvitvasking

Vi har plikt til å behandle personopplysninger med formål å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedrageri og andre straffbare handlinger. Opplysningene kan i den forbindelse bli innhentet fra og utlevert til andre finansinstitusjoner, politiet og andre offentlige myndigheter. Oppbevaringstiden vil være inntil 10 år etter registreringen.

Vi vil behandle personopplysninger for å oppfylle undersøkelses- og rapporteringsplikten for mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven. Vi er pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Økokrim v/Enheten for finansiell etterretning (EFE).

4. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter:

  • Innsyn
  • Korrigering
  • Sletting
  • Begrensning av behandlingen
  • Innsigelsesrett (rett til å protestere på behandlingen)
  • Dataportabilitet
  • Rett til å klage til tilsynsmyndighet

5. Innsynsrett

Du har rett til innsyn i og kopi av de personopplysninger som Aktiv Eiendomsmegling har registrert om deg.

6. Hvor henter vi opplysninger fra

Vi innhenter i all hovedsak opplysninger direkte fra deg som kunde eller interessent. Innhenting av opplysninger fra tredjepersoner vil normalt basere seg på ditt samtykke, med mindre det er snakk om innhenting av informasjon fra offentlige registrere.

Innhenting kan skje for eksempel fra:

  • Andre selskap i konsernet eller kredittopplysningsforetak
  • Geodata (eks. eiendomsdata)
  • Infotorget (Folkeregisteret)

Du vil bli informert om innhenting av informasjon, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at du allerede kjenner til den informasjonen varselet skal inneholde.

Dersom vi ønsker å innhente opplysninger fra deg som ikke er nødvendige for å ivareta avtaleforholdet, vil du bli informert om hva opplysningene vil bli brukt til, og at det er frivillig å gi fra deg disse opplysningene.

7. Begrensninger av behandling, retting og sletting

Innenfor de rammer som følger av GDPR, personopplysningsloven og annen lovgivning vil du kunne få rettet og slettet opplysninger om deg.

Vi sletter personopplysninger når vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare opplysningene. Dette gjelder for eksempel dersom du har trukket tilbake et nødvendig samtykke, eller formålet med behandlingen er oppfylt.

Etter eiendomsmeglingsforskriften § 3-7 nr. (3) skal kontrakter, dokumenter og journaler oppbevares i papirform eller på annen betryggende måte i minst 10 år etter at saken er arkivert. Disse opplysningene vil derfor ikke bli slettet, selv om du ber om det.

Personopplysninger som behandles som ledd i markedsføringsformål vil bli slettet når du ber om det, eller når formålet med den aktuelle behandlingen er oppfylt, senest ett år etter at siste henvendelse er sendt ut.

Personopplysninger som behandles som ledd i etterlevelse av hvitvaskingsregelverket skal lagres i fem år etter opprettelse og slettes senest ett år etter at lagringsfristen har utløpt, med mindre oppbevaringsplikten på 10 år etter eiendomsmeglingsforskriften også gjelder.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg som dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

8. Lagring

Ved avtaleinngåelsen og under avtaleforholdet vil vi registrere og lagre opplysninger om deg og andre personer som har tilknytning til avtaleforholdet.

Opplysningene vil blant annet bli lagret i vårt kunderegister og i ulike saksbehandlingssystemer. Opplysninger, dokumenter og annen kundekommunikasjon, for eksempel e-post eller brev, vil bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

9. Profilering og automatiserte avgjørelser

Om vi ønsker å benytte dine personopplysninger i forbindelse med profilering, vil vi gi deg informasjon om den underliggende logikken bak den/de automatiserte avgjørelsen(e), samt forventede konsekvenser for deg, før profileringen skjer.

I visse tilfeller er automatiske avgjørelser nødvendige for å inngå eller gjennomføre en avtale med deg, uten at avgjørelsen er basert på en profilering. Du vil i disse tilfellene ha en mulighet til å få avgjørelsen overprøvd av en fysisk person og mulighet til å bestride avgjørelsen. Hvis vi ønsker å gjennomføre automatiske avgjørelser utover dette, vil vi be om uttrykkelig samtykke fra deg.

10. Utlevering

Registrerte personopplysninger vil bli utlevert til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett. Dersom lovgivningen tillater det og vår taushetsplikt ikke er til hinder, kan personopplysninger også bli utlevert til tredjeperson for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen. Dette kan blant annet være takstfolk, andre forsikringsselskaper, banker og finansforetak.

Overføring av personopplysninger til selskapets databehandlere anses ikke som utlevering. Slik overføring forutsetter imidlertid at det foreligger databehandleravtale som sikrer tilfredsstillende sikring av personopplysninger hos databehandler.

Vi vil også utlevere personopplysninger til andre foretak i konsernet eller konserngruppen, så fremt utlevering er nødvendig for å tilfredsstille konsernbaserte styrings-, kontroll-, og/eller rapporteringskrav fastsatt i lov, eller i medhold av lov. Det forutsettes at behandlingen av personopplysningene er underlagt taushetsplikt i det foretaket opplysningene utleveres til.

11. Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet, tilgjengelighet og integritet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant for å fremme bevissthet om Aktiv Eiendomsmeglings retningslinjer og rutiner for personvern.

12. Rett til å klage til tilsynsmyndighet

Du har rett til å klage dersom du anser at behandlingen av personopplysninger som gjelder deg, er i strid med regelverket.

Klagen kan sendes til:
Datatilsynet
Postboks 8177 Dep
0152 Oslo
post@datatilsynet.no